Come realizzare un evento
Le imprese, le associazioni del territorio e non, enti del terzo settore e tutti coloro che intendono organizzare manifestazioni o eventi pubblici di carattere sociale, culturale, sportivo e commerciale o altro in spazi ed aree pubbliche o private ad uso pubblico della città devono seguire le sottoriportate indicazioni.
Eventi - procedimenti obbligatori
Per evento si intende un avvenimento programmato che ha una durata temporanea, uno spazio determinato e una finalità specifica.
A titolo esemplificativo puo’ essere evento:
- festival, mostre, concerti, inaugurazioni, meeting, seminari, tavole rotonde, workshop, fiere, feste, spettacoli
- cerimonie, premiazioni, sfilate di moda
- incontri sul territorio, spettacoli di piazza
- manifestazioni sportive competitive e non
- manifestazioni culturali
- manifestazioni commerciali ( es. mercatini)
- manifestazioni sportive
Per la realizzazione di un evento deve essere presentata al Comune un’istanza corredata di un progetto completo che deve rispondere alle seguenti domande :
- chi organizza
- cosa si organizza
- quando si organizza
- dove si vuole organizzare l’evento
- come si organizza
- cosa si chiede al Comune (eventuale patrocinio e/o collaborazione)
La descrizione del progetto deve evidenziare gli obiettivi che si intende perseguire e le modalità di realizzazione. La richiesta deve pervenire almeno 45 giorni prima della data di svolgimento dell’evento via pec all’indirizzo: comune.reggioemilia@pec.municipio.re.it Nel caso l’evento si svolga su area pubblica, la presentazione del progetto può essere sostituita dalla richiesta di occupazione di suolo pubblico corredata di quanto sopra richiesto.
Chi voglia organizzare una manifestazione di qualsiasi natura, piccola o grande che sia, deve sempre prevedere la redazione di un Piano di Emergenza ed Evacuazione (comprensivo del piano di emergenza sanitario ai sensi della DGR 609/2015) predisposto da tecnico abilitato e sottoscritto dall’organizzatore della manifestazione in base alle linee guida della Circolare del Ministero dell’Interno del 18/7/2018, nel quale venga effettuata la valutazione del rischio dell’evento e le misure di mitigazione da attuare. Nessun evento è escluso dalla predisposizione di quanto sopra.
lmeno 3 giorni prima della manifestazione è onere degli organizzatori inviare direttamente alla Questura di Reggio Emilia il preavviso di pubblica manifestazione (ai sensi dell’art.18 Tulps) attraverso la specifica modulistica ministeriale “preavviso di pubblica manifestazione” da inviare alla pec: gab.quest.re@pecps.poliziadistato.it
Per lo svolgimento dell’evento/manifestazione è necessario compilare la scheda nel portale del Sistema 118 della Regione Emilia-Romagna collegandosi al link https://www.118er.it/eventiprogrammati/ nei tempi previsti dalle norme regionali (15 giorni per manifestazioni a rischio basso, 30 giorni per manifestazioni a rischio medio, 45 giorni per manifestazioni a rischio elevato).
Attraverso la compilazione dei campi dedicati, il portale calcola il livello di rischio legato alla tipologia dell’evento.
Prima della compilazione sul portale 118RER, è opportuno che l’organizzatore prenda accordi con l'Associazione/Ente di assistenza sanitaria al quale intende rivolgersi per verificarne la presenza sul portale 118RER.
La Regione Emilia Romagna ha predisposto un "modulo unico pubbliche manifestazioni" che ha come destinatario il mondo delle associazioni/enti del terzo settore .
Il modello si compone di una parte "anagrafica" e di una "check list" che costituisce anche il supporto alla compilazione, nonchè di una serie di moduli da allegare che possono essere utilizzati, di volta in volta, a seconda delle caratteristiche della manifestazione o spettacolo e delle richieste/istanze/scia da presentare
Per accedere: https://au.lepida.it/
Selezionare Cimune di Reggio Emilia e successivamente:
SUAP - modulistica attività produttive
- Sagre, fiere ed altre manifestazioni temporanee
- attivita' imprenditoriali
- atttivita' non imprenditoriali
Specifici procedimenti da seguire in base alla tipologia di evento
Patrocinio
Per patrocinio si intende il sostegno ad un’iniziativa, attraverso associazione d’immagine con il logo del Comune in funzione di un’adesione simbolica:
Collaborazione
Per collaborazione si intende s'intende la realizzazione di un'iniziativa insieme ad altri soggetti od enti pubblici o privati in qualità di co-promotore.
La concessione di collaborazione può essere per iniziative di interesse pubblico, di particolare valore sociale, morale, culturale, celebrativo, educativo, sportivo, ambientale (come ad esempio l'annuale cartellone estivo Restate).
Il rapporto di collaborazione può prevedere la concessione di beni, servizi o l'utilizzo di spazi di proprietà comunale.
Il servizio è rivolto a privati, associazioni enti del terzo settore e imprese che desiderano ottenere la concessione di occupazione di suolo pubblico per eventi vari.
Se all’interno dell’evento viene realizzato un pubblico spettacolo quale ad esempio d.j set, concerto , rappresentazione teatrale, cinematografica o musicale devono essere richieste le prescritte autorizzazioni.
Le attività rumorose temporanee devono essere effettuate nel rispetto dei limiti e orari. Per alcune attività non occorre un'autorizzazione specifica per il rumore ma occorre la specifica autorizzazione per il tipo di attività.
In occasione di sagre, fiere, manifestazioni religiose, tradizionali e culturali o eventi locali straordinari, è possibile presentare segnalazione certificata di inizio attività (SCIA) priva di dichiarazioni asseverate ai sensi dell'art. 19 della legge 7.8.90 n. 241 per la somministrazione di alimenti e bevande
Questo tipo di somministrazione non è soggetta al possesso dei requisiti previsti dall'art. 71 del Decreto Legislativo 26.03.2010 n. 59.
Nel caso in cui siano presenti operatori commerciali occorre inviare richiesta di occupazione suolo pubblico con allegato planimetria ed elenco degli operatori con ragione sociale e partita iva che per operare devono essere debitamente autorizzati
Richiesta occupazione suolo pubblico
( indicativamente e come concordato in sede di Tavolo unico del commercio devono essere 1/3 operatori commerciali, 1/3 operatori per vendita dell’ingegno, 1/3 produttori agricoli )
Musicisti, maghi, giocolieri, che intendono esibirsi in forma itinerante in centro storico e non sostano su suolo comunale per un tempo superiore a 90 minuti, non necessitano di concessione ma sono tenuti a darne comunicazione al Comune